天津水利科研电子档案建设与管理工作探讨

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发布时间：2021-08-17

资料介绍

与保管、应用服务和系统安全保障。

2．1 电子档案的文件类型

电子档案由电子文件及其相应产品组成。电子

文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存

储于磁带、磁盘、光盘等载体依靠计算机等数字设备

阅读、处理，并可在通讯网络上传输的文件。

一般来说，电子文件主要有以下几种文件类型：

①字处理文件，是用计算机字处理技术形成的文字

文件、表格文件等；②图像文件，是用扫描仪、数码相

机等外部设备获得的静态图像文件；③图形文件，是

采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件；

④影像文件，是用数码摄像机等视频设备获得的动

态图像文件；⑤音频文件，是用音频设备获得并经计

算机处理的文件；⑥多媒体文件，是用计算机多媒体

技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等

两种以上的复合信息形式；⑦数据库文件，是采用数

据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅

助文件；⑧超文本文件，主要是采用Web技术制作

的浏览器文件。

2．2 电子档案管理平台架构和功能

(1)平台架构。电子档案管理平台架构由数据

存储、数据处理、档案管理、Web服务4层体系组

成。平台开发基于SOA面向服务的技术结构和

J2EE技术，以XML和Web Service作为基础服务和

数据接口标准，以“Web／中间件／服务器”的技术架构

构建平台。平台采用多层B／S应用体系，通过Web

表示层提供应用系统的用户接口，通过档案管理层

和数据处理层实现内部档案管理和对用户的基础应

用服务，通过数据存储层实现数据的集中存储和管

理。平台支持LDAP目录访问协议；支持主流的数

据库系统和组件化开发；具有良好的安全性；支持负

载均衡和集群技术，提供良好的可扩展性和容错性。

(2)基础软件。系统采用工作流引擎、OCR(光

学字符识别)服务、文档格式服务、全文检索服务、报

表引擎等成熟的基础软件，为系统功能实现提供基

础性的应用服务。

(3)系统管理。系统管理主要由系统角色分配

和权限管理来实现。①系统角色。系统角色有系统

管理员、档案管理员、课题承担人和普通查询人，通

过系统角色管理来设置和控制系统的功能权限和使

用范围，通过权限管理实现对归档和查询的应用控

制。②权限管理。系统管理员具有对系统运行维护

和日志管理等权限；档案管理员具有档案管理、调阅

和审查授权查阅的权限；课题承担人具有该课题建

挡和归档的管理权限；普通查阅人通过申请和授权，

可以查阅授权范围内的相应资料。

(4)单机版(离线工作)。为了减轻网络压力，同

时也可以为课题归档提供充裕的时间和方便，系统

除提供在线使用方式外，还提供与在线应用一致的

C／S方式单机版，支持用户离线工作。用户只需预

先从B／S的在线应用系统中导出相关设定参数的配

置文件，即可单机离线开展课题立项的前期工作和

档案收集、整理、归档工作。在使用单机完成上述工

作后，可通过数据打包上传的方式将数据及原文上

传到在线应用系统，继续后续工作。

(5)系统安全保障。系统安全和文件转换的真

实可靠，是电子档案建设的关键问题，实际应用中除

建立身份认证、权限设置、反人侵、防篡改等安全机

制外，还应对水利科研档案的内容、文件收集、文件

转换、存储方式、使用权限等制定标准、规范和管理

办法，不断地解决发现的问题，完善系统功能。

3 天津水利科研电子档案管理和服务

3．1 档案管理

天津水利科研电子档案管理主要包括归档指

导、收集归档和档案保管。

(1)归档指导。档案管理员通过归档指导，进入

某一具体课题档案归档界面，可以查看该课题的工

作情况，并可以以文字形式提出指导意见，但不能对

其进行任何直接改动。

(2)收集归档。档案管理员授权1个课题只有1

名课题档案员。课题档案员负责组织课题成员按规

范收集整理课题档案，从项目立项、试验研究、项目

验收、成果管理、水利科研奖励、成果推广几个方面

完成全过程档案整理，并建立档案清单，封装后在线

提交档案管理员，完成课题归档。重要的文件同时

提交相应的纸质文档。对于数据量大的多媒体数

据，如影音、图像和有价值的测试、计算、分

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