水利工程电子文件的归档与管理
贾红霞
(内蒙古自治区水利规划设计研究院，内蒙古呼和浩特010020)
[摘要] 文章对水利工程档案的重要性，转变观念，加深对水利工程电子文件归档工作的认识，制定电子文件归档的
范围和责任，电子文件的特点、主要内容和格式，电子文件移交、备份与保管，加强档案管理人员培训做了详细的阐述。
[关键词] 水利工程；电子文件；特点；范围；责任；归档；管理
中图分类号：G 271 文章标识码：B 文章编号：1009—0088(2015)04—0180一O1
1 转变观念，加深对水利工程电子文件归档工作的认
识
在现代档案管理中，水利工程项目建设所产生的可研、设
计、招(投)标、施工等技术性电子文件所占比重越来越大，而且
已经显示出了现有档案无法比拟的优势，因此，水利工程电子
文件是工程档案的重要组成部分，作为档案管理人员应该充分
认识到水利工程电子文件的重要性，彻底转变长期以来以纸质
档案管理利用为基础的传统思维模式，建立以形成水利工程电
子文件为基础的新型思维模式，加强形成电子文件归档专业知
识的学习，与有关技术人员和形成水利工程电子文件的部门
加强联系。
2 制定电子文件归档的范围和责任
首先明确电子文件归档范围。各机关部门正式发文的文
件及各类工程项目在规划、咨询、勘察、设计、招标投标过程中
形成的电子文件应纳人归档范围，如项目建议书、可行性研究
报告、环境影响评估报告、水土保持报告、工程地质勘察报告、
试验报告、总体规划、方案设计、初步设计、施工图设计、招标投
标文件、施工图阶段、设计修改等有关文件。二是明确各部门
兼职档案管理员对电子文件管理职责和归档时间，保证电子文
件及时归档及完整性。
3 电子文件的特点、主要内容和格式
3．1 电子文件的特点
(1)所依赖的软硬件不稳定性。现在计算机软、硬件系统
更新换代快，尤其是软件系统。几年的时间就出现新的电子文
件存储的数据结构变化而需要转换的问题。
(2)载体的不稳定性。从磁带到磁盘、光盘电子文件的载
体也在发生变化，有的载体寿命短，不易长久保存。
(3)电子文件具有可改性。经更改后除与原文对照，否则
不能确定是否更改，其真实可靠性远不如纸质档案。
(4)容易被损坏性。如碰撞、电磁干扰等都容易造成全部
数据的不可用。
3．2 电子文件的主要内容和格式
水利水电工程的电子档案包括文书文件、工程文件、音像文
件、照片文件、设备文件等。文书文件主要有来往文函、会议、简
报、经营管理、人劳、审计、技术、监察、党群、工会等，工程文件为
立项审批、勘察设计、工程管理、施工管理、竣工验收、科研试验、
设备等文件，所形成的文件为微软办公系统的word、EXCEL文
件，图像文件主要为以前实物照片的扫描文件及数码相机所拍
摄的照片，形成文件为JPEG格式，图形文件主要为工程的设计
图纸、竣工图纸等，为AutoCAD软件所产生的DWG文件格式，影
像文件记录工程开工到完工所产生的所有影像资料，有国家领
导人、上级部门、国际友人的视察、工程建设的重要施工过程等。
数据文件为工程项目的内外观变形监测、地震观测数据等，其保
存格式有SQLSERVE、ORACL、ACCESS、DBF等数据文件。实物
电子文件档案为对实物照相后形成JPEG格式文件。
4 电子文件移交、备份与保管
4．1 电子文件按时移交
在电子文件归档过程中，各归档单位要按电子文件移交目
录及有关说明移交，填写电子文件登记表、电子文件元数据表，
存储归档电子文件的载体中除存有归档的电子文件外，还应同
时存有相应的说明文件和电子文件目录，说明文件为纯文本文
件，其内容包括对工程概况和电子文件归档说明等。说明文件
内容包括案卷名称、档号、形成时间、电子档案份数、归档时间
等。正式的纸质发文定稿要在规定的时间内向档案室移交，以
便对有关的电子文件进行核对，防止电子文件的错乱现象或
被人为的删改。对于观测等数据资料，我们要求移交单位对重
要的数据资料转化为DBF数据文件，并使用纯文本文件对
DBF文件的格式进行说明并保存在同一目录下。
4．2 电子文件的备份与保管
我们采用一档三存的办法管理电子文件，即一种电子文件
三种保存办法，即保存了原始文件的原始性，又使使用者能正
常使用，要求归档单位交两套光盘保存。由于所移交的文件材
料都是原始形成的文件，需要相应的软件才能打开，尤其是专
业性强的软件，价格昂贵，软件不可能保存在档案室，有些软件
因其他原因造成原格式不再支持等，为避免这种情况，因此我
们使用了第二个移动硬盘，对第一个移动硬盘数据的进行转
化，使其在没有专门软件的情况下能被所有的人察看。光盘的
转录复制工作一般以20年为宜。应定期检查已归档光盘的保
存情况，尤其是温、湿度和防尘情况。
