【大家谈】
浅析水利工程档案编制与归档管理
伏凌怡
(呼和浩特市水务工程质量监督站,内蒙古呼和浩特010010)
[摘要] 文章详尽介绍了水利档案编制与归档管理工作。
(关键词] 浅析水利;档案编制;归档管理
中图分类号:G 271 文章标识码:B 文章编号:1009—0088(2014)06—0178一O1
1 水利水电工程档案
1.1 水利水电工程归档内容
水利工程档案包括工程建设前期文件、工程建设管理文
件、施工文件材料、监理文件材料、工艺设备文件材料、科研、生
产准备、财务、器材管理、竣工验收文件材料等9方面的资料。
1.2 工程档案资料收集归档标准要求
(1)所收集的档案一定要全面、系统,特别要真实、可靠,不
得有弄虚作假。
(2)档案收集、整理按各个单位分阶段,按时间先后顺序、
组卷。
(3)档案质量要求:纸质档案,一般以297 mm×210 mm规
格,声像档案要符合质量标准。缩微档案分3级,l级封存档,2
级供复制用,3级日常用。
(4)档案整理、组卷、编号。① 档案收集整理:要系统、全
面,要原件材料。② 系统组卷后,各卷不宜太厚,一般以40 MM
左右为宜;每案卷有封面和卷内目录,封面应有档号。③ 为便
于归档和方便利用,应编制档号,并按档号存放。
2 水利水电工程资料组卷与归档
2.1 工程资料组卷要求
(1)工程资料如基建文件、监理文件资料、施工资料、水工
建筑物质量评定资料及房建工程质量验收资料均应齐全、完
整、并符合相关规定。文件材料和图纸应满足质量要求,否则
应予以返工。
(2)工程竣工后,应绘制竣工图。竣工图反差明显、图面整
洁、线条清晰、字迹清楚,能满足微缩和计算机扫描在要求。
(3)工程资料级卷时,应按照不同收集、整理单位及资料类
别,按基建文件、监理文件、施工资料和竣工图分别进行组卷;
施工资料不应按专业分类,以便于工作于保管和利用。
(4)组卷时,应单位工程进行组卷。卷内资料的排列顺序
应依据卷内资料构成而定,一般顺序封面、目录、资料部分、备
考表和封底。
(5)水利工程资料组成的案卷不宜过厚,一般不超过40
mm,案卷内不应有重复资料。
2.2 资料组卷规定
水利工程资料主要包括基建文件、监理资料、施工资料及
质量评定资料等,组卷时可根据类别和数量的多少组成一卷多
卷,同一类文件还可根据数量多少组成一卷或多卷。
文字材料和图纸材料原则上不能混装,如资料材料较少,
可存放在一起,文字材料和图纸材料一起装订,文字材料排前,
图样材料排后。
2.3 案卷编写
(1)案卷的编号:编写页号应以独立卷为单位。在案卷资
料排列顺序确定后,均以有书写内容的页面编写页号。
(2)每卷从阿拉伯数字1开始,用打号机或钢笔一次逐张
连续标注页号,采用黑色、蓝色油墨或墨水。案卷封面、卷进内
目录和卷内备案表不编写页码。
(3)页号编写位置,单面书写的文字材料页号编写在右下
角,双面书写的文字材料页号正面编写右下角,背面编写左下
角。
(4)竣工图纸折叠后无论何种形式,页号一律编写右下角。
3 案卷的装订
案卷应采用统一规格尺寸的装具,图纸材料可装订成册,
也可散装存放。文字材料必须装订成册。
4 水利工程资料建档移交
4.1 工程档案的建立
在水利工程资料档案卷封面上,应注明工程名称、案卷题
名、编制单位、技术主管、保存期限及档案密级等。工程资料的
总目录由工程资料总目录汇总表和工程资料总目录组成,资料
编制人应根据工程资料的组卷情况依次填写。工程资料组卷
写成后,应对案卷进行汇总记录,形成工程资料总目录汇总表。
水利工程资料总目录表的内容包括序号、案卷号、案卷题名、起
止页数、保存单位、保存日期等。各单位城建档案管理员对各
个单位工程资料的组卷负责并签字。
工程档案内目录一般包括包括序号、资料名称、资料编号、
资料内容、编制日期、页码及备注等。工程档案备案的内容应
包括卷内文字材料张数、图样材料张数、照片张数等,立卷单位
的立卷人、审核人及接收单位的审核人、接收人应签字。
4 2 工程档案卷的移交
工程档案达到移交方面的基本要求后,经验收合格后,方
可。 (编校:郭宝丽)
收稿日期:2014—11一O5
作者简介:伏凌怡(1978一),女,工程师,从