计算机信息技术在档案管理中的应用与思考
周津平
(呼和浩特市水质监测中心，内蒙古呼和浩特010020)
[摘要] 文章论述了在档案管理过程中使用计算机技术对建立档案信息数据库具有重要意义，并
将成为今后发展的必然趋势。
[关键词] 计算机；技术；档案管理
中图分类号：C 271 文章标识码：B 文章编号：1009-0088(2012)01—0141-02
传统纸质档案占用空间相对较大，因此，用于扩展
档案库房空间和购买档案装具的投资会随着时间的积
累而不断增大。而且，珍贵的纸质历史档案，随着时间
的推移和利用次数的不断增加，会出现破损现象。因
此，对档案的存储条件和利用方式会提出较高的要求，
如档案馆应保持一定的温度和湿度，珍贵历史档案只
能以复印件形式利用等等。现代信息技术的应用，对
于节约人、财、物力，以及对馆藏历史档案的保护等都
具有重要意义。信息时代人们进行各种交流的媒介主
要以数字化为主，由于其生成简便、传送迅速，必将产
生大量的数字信息，对于其中具有保存和利用价值的
数字信息人们称之为电子档案。电子档案的产生，使
信息的存储方式发生了深刻变革，由此，建立和完善电
子档案库就成为必然，就是利用计算机系统和一些必
要的辅助设备使档案信息数字化，利用网络技术、多媒
体技术最大限度地实现方便快捷的资源共享。
l 使用计算机管理档案
档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、
检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：①用计算机
5．5 水利科技文件的归档手续
① 编写归档情况简要说明；② 填写归档文件移交清单。
6 水利科技文件管理措施
编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数
据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷
目录、专题目录、分类目录等；②用计算机进行档案检
索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特
征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；
③用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包
括入库与出库数量、库存空间占有率，档案调阅、归还
等进行登记与统计。应用计算机技术是现代企业加强
各项管理所需要的，是企业管理运用计算机技术的直
接体现和必然结果。
2 计算机技术在档案管理中应解决的问题
2．1 抓好档案信息数据库建设
计算机对档案信息的处理技术最初只是用于信息
的检索。近几年，借助于图形处理技术和光盘大容量
存贮技术进入到原文图形信息管理，成为全文信息检
索系统。目前，数字化信息处理技术和电子存贮技术
的发展，更为档案信息数字化提供了技术手段和可能。
利用这些技术可以“捕捉”任何现存的东西，包括照
片、纸张等非常容易损坏变形的档案材料，把它们转换
(1)“三纳入”和“四同步”的管理。实行“三纳入”，就是将
科技文件的形成和积累纳入科技、生产、基建工作计划：纳入科
技、生产等工作程序；纳入有关部门和有关人员的职责范围。实
行“四同步”，就是下~-tl-划任务的同时，提出文件材料的归档要
求；检查计划进度的同时，检查文件材料形成情况；上报登记和
评审奖励科技成果以及科技人员提职考核时，档案部门同时出
具专题归档情况证明材料。
(2)将科技文件形成、积累的情况列入经济责任制考核范
围。
(3)档案部门要参加各项生产、技术的鉴定、验收、创优、评
奖活动，以确保科技文件材料的完整、准确、系统。
(4)档案部门应从归档的角度对科技文件标准执行情况进
行监督、检查。 (编校：王字霞)
收稿日期：2011—12—02
作者简介：白文英，女，从事财务管理工作。
