第一章 资料的管理 当今世界信息、能源、材料已成为人类社会的三大资源，档案信息资源是科学决策的 基础。随着科学技术的发展，人们越来越认识到档案信息在经济建设和社会发展中的重 要作用。对于公路工程建设项目来说，工程的规划、实施及建成后运营等各项工作都离不 开档案信息。从决策过程看，无论是项目的提出、方案的论证和立项都必须充分收集各方 面的资料，通过分析、推理找出事物运动的内在规律，预见事物发展变化趋势，确定目标。 其次，在决策实施过程中，必然会遇到大量的不确定的随机因素，这就需要通过信息反馈， 及时对决策进行修正、控制和调整，从而使决策获得最佳效果。决策执行过程终结后，还 需要凭借各方面的信息验证系统效益和总结经验教训。由此可见，决策之前、决策过程中 和决策之后都离不开信息。 公路工程建设期间形成的资料，反映的是项目建设的客观状况和规律的信息，它包括 文字、图表和音像等表达形式。由于公路工程项目建设时间长，参建单位多，涉及面广，形 成的资料繁杂，必须及时进行收集、整理归档，以便更好地为项目建设决策服务，为项目建 成后的运营服务。为完成这项任务，公路工程建设单位（业主）、勘察设计单位、施工和监 理单位对项目建设期间形成资料的收集、整理归档工作，应纳入工程建设管理之中，制订 编制与管理办法，建立管理网络，并配备专职管理人员。使项目资料收集、整理与工程建 设同步，做到边施工、边整理，达到工程完成竣工资料编制完成的目的。 一、制订办法，规范资料的编制与管理 多数工程竣工资料的整理常常落后于主体工程的进度，这主要因为：一是业主、监理 和施工单位平时不重视资料的管理，往往在工程临近结束时才开始整理；二是各单位平时 的档案管理基本上沿用了文书档案管理模式，工程临近结束时集中整理较为困难；三是工 程实施过程中专业化施工队伍调动频繁，一旦缺少资料不易整理齐全；四是工程技术人 员、档案管理人员对相互的业务不熟悉，内业资料整理过程中返工现象经常出现。为了避 免上述问题的产生，业主应在项目立项后就着手制订资料的编制与管理办法，办法制订的 越详细，操作性也就越强，才能达到竣工资料编制规范齐全的要求。在办法中应对竣工资 料的归档内容、编制要求、资料收集整理的责任单位做出详细的规定，见表 ! " ! " !。使 各参建单位一开始就清楚在资料的编制与管理方面自己应做哪些工作，如何去做。

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